• Zmień język
    Zmień kraj

    4 narzędzia niezbędne do zdalnego zarządzania projektami

    Usprawnianie procesów i mobilizowanie zespołów do wysokiej jakości pracy i dotrzymywania terminów.
    man typing on a laptop

    Dla wielu z nas przebywanie poza biurem oznacza wyjście poza nasze strefy komfortu, ale tak jak to miało miejsce w trakcie naszej ewolucji, musimy się do tego dostosować. Współpraca pomiędzy członkami zespołów w różnych miastach, miasteczkach, a nawet krajach będzie nową normą, ponieważ tradycyjna koncepcja tego, jak, kiedy i gdzie pracujemy, została na zawsze zmieniona.

    W czasach kryzysów, takich jak COVID-19, wiele branż stanęło w miejscu, ale jeśli spojrzymy na obszary takie jak media i komunikacja, ich praca prawdopodobnie nigdy nie była tak ważna, gdyż ma na celu informowanie społeczeństwo za pomocą wiarygodnych informacji. Dziennikarze i specjaliści ds. komunikacji otrzymali zadanie tworzenia publikacji i kampanii, pracując zdalnie, i szybko stało się jasne, jak ważna jest technologia i współpraca w celu usprawnienia procesów i uelastycznienia operacji.

    Według raportu PMI „Puls Zawodu” ("Pulse of the Profession"), skuteczna komunikacja jest najbardziej kluczowym czynnikiem sukcesu w cyklu zarządzania projektem. PMI podaje, że średnio jeden na pięć projektów kończy się niepowodzeniem z powodu braku komunikacji pomiędzy kierownikiem projektu, członkami zespołu i interesariuszami.

     

    Zespoły i technologia

    Kiedy spotkania grupowe w sali konferencyjnej nr 2 w celu przeprowadzenia sesji burzy mózgów lub śledzenia postępów nie są już możliwe, firmy muszą korzystać z narzędzi, które mają do dyspozycji. Potrzeby każdego zespołu są inne, ale obecnie istnieje wiele zasobów dostępnych dla projektów o różnych kształtach i rozmiarach. Poniżej przedstawiamy aplikacje, które mogą usprawnić pracę w środowiskach, w których nie używa się papieru, a te w naturalny sposób dobrze pasują do zdalnego zarządzania projektami, pomagając zwiększyć efektywność, produktywność i mobilność:

    • Aplikacje listy rzeczy do zrobienia (To-Do List ) pozwalają łatwo zmieniać kolejność zadań w miarę zmiany priorytetów i przypisywać zadania innym osobom, otrzymując powiadomienia po ich wykonaniu. Dzięki aplikacji listy rzeczy do zrobienia, otrzymujesz również przypomnienia o zbliżających się terminach, a pliki mogą być przesyłane i udostępniane. Jest pełna przejrzystość, co pozwala menedżerom śledzić postępy, podkreślać wąskie gardła i zajmować się problematycznymi obszarami. Dla projektów możliwość zobaczenia raportów postępu w czasie rzeczywistym jest nieoceniona. Popularnymi przykładami tego typu aplikacji są Asana i Trello
    • Aplikacje do skanowania są używane do przekształcania ważnych dokumentów papierowych w pliki cyfrowe. W przeciwieństwie do tradycyjnego sposobu drukowania i wysyłania wrażliwych na czas dokumentów za pośrednictwem poczty, teraz dokumenty mogą być wysyłane do wypełnienia i podpisania pocztą elektroniczną w jednej chwili. To nie tylko poprawia czas realizacji, ale także zwiększa bezpieczeństwo.
    • Narzędzia do podpisu elektronicznego (e-podpisu) umożliwiają podpisywanie dokumentów bez konieczności ich drukowania. W dzisiejszych czasach możliwe jest podpisanie większości dokumentów cyfrowo. Aby to zrobić, potrzebujesz aplikacji, która pozwala na stworzenie podpisu cyfrowego i zastosowanie go do plików. Pozwala to na zdalne i szybkie podpisywanie umów lub dokumentów prawnych, oszczędzając czas na przesyłaniu pocztą – które może być bardzo czasochłonne w czasach, gdy firmy kurierskie są pod coraz większą presją.
    • Narzędzia do udostępniania dokumentów są alternatywnym sposobem przesyłania dokumentów cyfrowych za pośrednictwem innej usługi opartej na chmurze i są szczególnie przydatne w przypadku plików zbyt dużych, aby wysłać je pocztą elektroniczną. Możliwość szybkiego dzielenia się z innymi członkami zespołu jest niezbędna, gdy pracujesz nad ważnym projektem zdalnie. Dropbox i Google Drive to dwa najlepsze przykłady takiej platformy. 

    Poza wymienionymi powyżej platformami, dysponujemy również istotnymi narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Zoom i Skype, które pozwalają nam na regularny wirtualny kontakt twarzą w twarz z członkami zespołu. Zostało to uznane za kluczowy element pracy zdalnej, pozwalający na utrzymanie kontaktów międzyludzkich i więzi w zespole. Czaty grupowe za pośrednictwem Microsoft Teams umożliwiają nam rozwiązywanie wątpliwości w ciągu kilku sekund, a także dostarczanie regularnych aktualizacji odpowiednim osobom i stronom. W przypadku projektów zdalnych te narzędzia komunikacyjne mogą, mówiąc wprost, decydować o sukcesie lub porażce.

     

    Wspólna praca

    Nie ma wątpliwości co do tego, że sukces projektów zdalnych i pracy zdalnej jako całości będzie w dużej mierze zależał od komunikacji. W erze cyfrowej firmy stoją przed wyzwaniem wykorzystania nowych technologii i zbliżenia pracowników do siebie przy jednoczesnym pokonaniu fizycznych odległości. Pozwoli to oddzielić firmy, które dokonały przełomu, od tych, które ostatecznie pozostaną w tyle.

    Firmy, które opracują holistyczne i zrównoważone podejście do pracy zdalnej, przetrwają próbę czasu. W dzisiejszych czasach, w których opór wobec zmian i nowych sposobów pracy jest nadal poważnym problemem, ci, którzy tworzą kulturę pracowników pracujących w zgodzie z technologią, osiągną największe zyski.

    people working happy

    Praca zdalna

    Praca zdalna to rosnący trend. Pobierz ebooka i dowiedz się, dlaczego Twoja organizacja powinna wprowadzić taką politykę.

    Discover more about Remote Working

    Protect your cybersecurity, establish an ideal work-life balance and create a consistent work from home policy.

    • Mental Health when working remotely

      Remote working means being out of our comfort zones, but with the right approach this new way of working can be revitalizing and engaging.

    • What a home working policy looks like

      Defining your organization’s approach is essential to making remote work successful.

    • Use technology to communicate effectively

      The immediate need for increased enterprise mobility will be underpinned by communication and driven by technology.

    • Identifying cybersecurity threats

      Protecting data in the age of remote working is one of the great challenges facing today’s businesses.

    Pobierz infografikę na temat pracy zdalnej

    Skorzystaj z wiedzy zawartej w przewodniku firmy Kyocera na temat pracy zdalnej!

    Cookies and your privacy

    We use essential cookies to make interactions with our website easy and effective, statistical cookies for us to better understand how our website is used and marketing cookies to tailor advertising for you. You can select your cookie preferences using the 'Preferences' button below, or select 'I agree' to continue with all cookies.

    Cookie preferences

    Używamy plików cookie, aby upewnić się, że nasza strona internetowa działa prawidłowo lub, okazjonalnie, aby świadczyć usługi na Państwa życzenie (takie jak zarządzanie preferencjami dotyczącymi plików cookie). Te pliki cookie są zawsze aktywne, chyba że ustawią Państwo swoją przeglądarkę tak, aby je blokowała, co może uniemożliwić niektórym częściom strony działanie zgodne z oczekiwaniami.

    Te pliki cookie pozwalają nam mierzyć i poprawiać wydajność naszej strony internetowej.

    Te pliki cookie są umieszczane tylko w przypadku wyrażenia zgody przez użytkownika. Używamy marketingowych plików cookie, aby śledzić, jak Państwo klikają i odwiedzają nasze strony internetowe, aby pokazać Państwu treści oparte na Państwa zainteresowaniach i pokazać Państwu spersonalizowane reklamy. Obecnie nie akceptują Państwo tych plików cookie. Proszę zaznaczyć to pole, jeśli chcą Państwo wyrazić na nie zgodę.