KYOCERA Document Solutions
Zostałeś więc poproszony o znalezienie drukarki wielofunkcyjnej (MFP) dla swojej firmy. Zacząłeś szukać w Internecie i prawdopodobnie rozmawiałeś z kilkoma dostawcami. Podczas tych poszukiwań można łatwo poczuć się zagubionym, ponieważ na rynku dostępnych jest wiele marek i modeli o różnych funkcjach i możliwościach.
Podstawowe pytanie brzmi: jak wybrać odpowiednią drukarkę wielofunkcyjną dla swojej firmy?
Zakup urządzenia wielofunkcyjnego może być poważną decyzją inwestycyjną, dlatego warto poświęcić czas na poważną ocenę swoich opcji. W tym artykule przedstawiamy kilka wskazówek, jak wybrać najlepsze urządzenie wielofunkcyjne, które spełni specyficzne potrzeby i preferencje Twojej firmy.
Drukarka wielofunkcyjna lub MFP to małe i kompaktowe urządzenie wielozadaniowe, które może drukować, skanować, faksować i kopiować. Pozwala to zaoszczędzić znaczną ilość miejsca w biurze, ponieważ do wykonywania różnych zadań wystarczy jedno urządzenie.
Drukarka wielofunkcyjna jest popularna wśród firm dbających o budżet ze względu na niskie koszty zakupu i eksploatacji. Posiadając wszystkie funkcje w jednym urządzeniu, nie tylko oszczędzasz na rachunkach za prąd, ale także na bieżących materiałach eksploatacyjnych. Drukarka wielofunkcyjna jest również łatwa w konfiguracji i konserwacji.
Ważne jest, aby wybrać urządzenie wielofunkcyjne, które najlepiej pasuje do Twojej firmy - takie, które spełnia Twoje wymagania, dobrze integruje się z obecnymi systemami oraz oszczędza Twój czas i pieniądze w dłuższej perspektywie. Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę:
Oto niektóre z pytań, które mogą pomóc w ocenie potrzeb Twojej firmy w zakresie druku:
Po uzyskaniu jaśniejszego obrazu wymagań dotyczących drukowania, łatwiej będzie Ci określić funkcje urządzenia wielofunkcyjnego, które dobrze się sprawdzą w Twojej firmie.
Rozważając zakup drukarki wielofunkcyjnej należy zwrócić uwagę na całkowity koszt jej posiadania. Obejmuje on nie tylko cenę zakupu, ale również długoterminowe wydatki związane z drukarką, takie jak materiały eksploatacyjne, koszty konserwacji i napraw.
Jeśli potrzebujesz pomocy w obliczeniu całkowitego kosztu posiadania (TCO - Total Cost of Ownership) swoich urządzeń oraz porady, jak znacząco zredukować koszty bieżące w okresie eksploatacji drukarek, skontaktuj się z najbliższym przedstawicielem firmy Kyocera. Z pewnością rekomendujemy ocenę urządzenia wielofunkcyjnego w oparciu o coś więcej niż tylko cenę zakupu, ale również biorąc pod uwagę, że koszty drukarki mogą być dwa do trzech razy większe niż początkowa inwestycja.
Czy drukarka wielofunkcyjna jest przyjazna dla środowiska? Rozważ marki, które wspierają redukcję śladu węglowego w produkcji, dystrybucji, konserwacji i utylizacji/recyklingu urządzeń MFP. Tak jak szybkość i jakość druku ma znaczenie, tak samo liczy się wydajność energetyczna. Urządzenie energooszczędne jest dobre dla środowiska, a jednocześnie zmniejsza ogólne koszty drukowania.
Na przykład drukarki Kyocera wyposażone są w bezkartridżową technologię ECOSYS, która pozwala na wydruk do 600 000 stron bez konieczności wymiany bębna drukującego. Przekłada się to na niższe koszty materiałów eksploatacyjnych i znaczną redukcję odpadów.
Czy producent zapewnia pisemne standardy serwisu i pomocy technicznej dla swoich urządzeń wielofunkcyjnych? Upewnij się, że dokładnie przeczytałeś te dokumenty.
Czy ich standardy usług obejmują koszt okresowej konserwacji i zużycia materiałów eksploatacyjnych oraz ich dostępność, aktualizacje oprogramowania/kompatybilność? W zależności od potrzeb Twojej firmy, może okazać się, że usługi zarządzania drukiem Managed Print Services firmy Kyocera są dla Ciebie lepszym rozwiązaniem, aby zapewnić dobrze serwisowane, efektywne kosztowo (mniej awarii lub problemów z oprogramowaniem) i trwałe urządzenie wielofunkcyjne.
W dynamicznym środowisku biznesowym łatwość obsługi urządzenia ma zasadnicze znaczenie. Pamiętaj, aby wybrać urządzenie wielofunkcyjne, które jest przyjazne dla użytkownika. Zamów u dostawcy demo, które pomoże Ci ocenić funkcjonalność, szybkość i jakość drukarki.
Rozważ również, czego potrzebuje Twoja firma w zakresie rozwiązań łączności z drukarką, takich jak USB, karty pamięci, Bluetooth, integracja z siecią oraz AirPrint lub inne oprogramowanie używane do drukowania dokumentów w Twoim biurze. Analizując wszystkie te wymagania dotyczące łączności, musisz również upewnić się, że spełniane są firmowe zasady bezpieczeństwa dokumentów.
Urządzenie wielofunkcyjne musi być łatwe w obsłudze, zdolne do integracji z obecnymi systemami oraz musi zapewniać odpowiednie bezpieczeństwo dokumentów i danych dla Twojej firmy.
Czy sprawdziłeś opinie w internecie? Podejmując decyzję o zakupie urządzenia wielofunkcyjnego, warto sprawdzić oceny użytkowników i stron trzecich, które dostarczą Ci bezstronnych opinii na temat drukarki wielofunkcyjnej, którą chcesz kupić.
Jest wiele rzeczy, które należy rozważyć przy wyborze odpowiedniej drukarki wielofunkcyjnej. Proponujemy zacząć od zrozumienia obecnych zwyczajów i wymagań Twojej firmy w zakresie drukowania. Każda firma jest inna, a dobra znajomość potrzeb swojej organizacji sprawi, że poszukiwanie odpowiedniego urządzenia wielofunkcyjnego stanie się o wiele prostsze.
Pobierz ebooka, aby dowiedzieć się, jak zacząć.
Już dziś zamów u nas audyt biura.
