Wykorzystaj w pełni możliwości swojego rozwiązania do zarządzania treś

System zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) ma na celu ułatwienie zarządzania danymi w organizacji, zmniejszenie liczby błędów ludzkich i zwiększenie produktywności poprzez automatyzację zadań.

Jednak jak naprawdę możesz stwierdzić, że wykorzystujesz w pełni możliwości swojego systemu zarządzania treścią? Albo, jeśli dopiero rozpoznajesz rynek rozwiązań ECM, co chcesz osiągnąć?

Jeśli na cztery poniższe pytania możesz odpowiedzieć twierdząco, możesz mieć pewność, że wykorzystujesz wszystkie możliwości swojego rozwiązania do zarządzania treścią.

1. Czy Twoje treści są dostępne?

Nie jest niczym niezwykłym, że organizacje stosują złożone procesy sprzedaży. Kolejne kroki mogą obejmować cały szereg punktów kontaktu przedstawicieli handlowych z klientem - od osobistego spotkania z klientem, przez odpowiadanie na pytania techniczne, tworzenie ofert w systemie CRM, a po zaakceptowaniu oferty - przesłanie jej do odpowiedniego działu w celu przetworzenia i realizacji zamówienia.

Jak można sobie wyobrazić, przy tak złożonym procesie, który dotyka tak wielu działów (sprzedaży, logistyki i finansów), może być trudno mieć pewność, że wszystkie działy zawsze ze sobą idealnie współgrają. Jeśli jednak w którymkolwiek momencie proces zostanie wstrzymany, a poszczególne działy nie będą o tym wiedziały, ponieważ po prostu nie będą miały dostępu do informacji, istnieje ryzyko, że firma stanie się uderzająco niewydolna. Dlatego właśnie zapewnienie łatwego dostępu do informacji jest niezwykle ważne, jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie na kliencie i sprawnie przeprowadzić sprzedaż.

Jak więc możesz sprawdzić, czy Twoje treści są dostępne?

• Pracownicy zdalni mogą uzyskać dostęp do potrzebnych informacji za pomocą połączenia internetowego i urządzenia mobilnego.
• Dostęp do wszystkich treści wymaga tylko jednego logowania, ponieważ są one przechowywane centralnie.
• Każdy zaangażowany dział może w dowolnym momencie zobaczyć postępy w realizacji zadania.
• Opóźnienia w procesie są widoczne dla osób mających odpowiedni dostęp.
  

2. Czy wszystkie Twoje treści są cyfrowe?

Nie ulega wątpliwości, że gdy treści są przechowywane na papierze i składowane w szafach na dokumenty, znacznie trudniej jest znaleźć to, czego się szuka. Dlatego właśnie zarządzanie treścią w systemie ECM jest współczesnym standardem.

Gdy treść jest w formie cyfrowej, łatwo ją przeszukiwać, ponieważ jest posortowana i zindeksowana. Pozwala to użytkownikom na przeszukiwanie całej zawartości przy jednoczesnym zastosowaniu odpowiednich filtrów, dzięki czemu widzą oni tylko najbardziej istotne dla nich wyniki.

Wirtualna treść ma również istotne zalety z punktu widzenia bezpieczeństwa, ponieważ dzięki rozwiązaniu ECM można ograniczyć widoczność treści zgodnie z poziomem dostępu użytkownika. Oznacza to, że pracownicy będą mogli przeszukiwać tylko te treści, które są dla nich dostępne.

Jakie są zatem oczekiwania wobec treści wirtualnych w systemie ECM?

• Są one w formacie umożliwiającym wyszukiwanie (cyfrowym w przeciwieństwie do papierowego)
• Wszystkie treści są indeksowane i oznaczane odpowiednimi tagami
• Pracownicy mogą stosować filtry i tagi, aby znaleźć to, czego potrzebują
• System jest intuicyjny i łatwy w obsłudze dla pracowników
  

3. Czy Twoje treści są bezpieczne?

Jednym z kluczowych celów zarządzania treścią w przedsiębiorstwie jest egzekwowanie solidnej kontroli bezpieczeństwa treści przepływających przez całą organizację.

W rzeczywistości największym zagrożeniem dla bezpieczeństwa jest błąd ludzki - na przykład sytuacja, kiedy pracownik wydrukuje poufny dokument i zostawi go na biurku!

Jak więc możesz sprawdzić, czy Twoje treści są bezpieczne?

• Można zastosować kontrolę dostępu, organizując użytkowników w grupy i stosując podstawowe prawa dostępu (odczyt, edycja, usuwanie) do zbioru dokumentów pogrupowanych według typu i kategorii.
• Możesz zastosować kontrolę funkcji (ograniczenie tego, co pracownicy mogą robić po uzyskaniu dostępu do treści - na przykład drukować, wysyłać pocztą elektroniczną lub eksportować).
• Ścieżki audytu są rejestrowane dla każdego dokumentu.
  

4. Czy Twoje treści są odpowiednie?

Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie polega na zapewnieniu pracownikom łatwego dostępu do odpowiednich treści. Oprócz umożliwienia użytkownikom filtrowania treści, rozwiązanie ECM będzie zarządzać wersjonowaniem dokumentów, dzięki czemu pracownicy będą mogli odwoływać się do nich z zaufaniem, wiedząc, że to, co oglądają, jest najnowszą wersją. Pozwoli to również na skonfigurowanie przepływów i organizacji pracy, automatyzując każdy krok w procesie. Oznacza to, że tylko odpowiednia osoba widzi zawartość w danym momencie.

Niektóre nowoczesne systemy zarządzania treścią będą również zawierać jako dodatek możliwość tworzenia raportów typu dashboard. Na przykład, jeśli pracujesz w dziale księgowości, możesz skonfigurować dashboard tak, aby zobaczyć, ile faktur jest przetwarzanych, ile faktur czeka na zapłatę, a ile jest gotowych do zapłaty - wszystko w formie wykresu. Następnie możesz przejść do listy sporów dotyczących faktur i zobaczyć listę osób, z którymi jesteś w sporze lub prowadzisz duskusję, a także wszystkie odpowiednie dokumenty.

Jakie są więc oznaki, że Twój system ECM pomaga użytkownikom w dostępie do odpowiednich treści?

• Pracownicy zawsze pracują na najnowszej wersji dokumentu.
• Zautomatyzowane przepływy pracy mogą być tworzone pomiędzy działami ze zróznicowanymi limitami kontroli dostępu i funkcji.
• Dostępne są raporty obsługujące funkcję drążenia (typu drill-down), które można przeszukiwać za pomocą list i/lub dashboardów.