Najlepsze rozwiązanie ECM dla Twojej firmy

Wybór odpowiedniego rozwiązania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) dla firmy może być trudnym i przytłaczającym zadaniem. Kluczem jest znalezienie rozwiązania, które odpowiada konkretnym potrzebom, preferencjom i budżetowi. Należy dokładnie przeanalizować każde rozwiązanie ECM - w jaki sposób może ono usprawnić bieżące operacje, zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów i obniżyć koszty.

Nie ulega wątpliwości, że właściwe rozwiązanie ECM powinno być w stanie automatycznie przechwytywać, przetwarzać i przechowywać dokumenty papierowe w formacie cyfrowym.

W ten sposób można zminimalizować błędy ludzkie związane z ręcznym przetwarzaniem plików i dokumentów, zwiększyć dokładność dokumentów oraz poprawić produktywność dzięki łatwemu dostępowi do wszelkich potrzebnych informacji.

W tym poście przedstawiamy listę kroków, które należy rozważyć przy wyborze najlepszego rozwiązania ECM dla swojej firmy.

Najpierw najważniejsze: Co to jest ECM?

Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie (Enterprise Content Management lub ECM) oferuje efektywny sposób przechowywania, zarządzania i udostępniania wszystkich treści w firmie. Jest to holistyczne podejście do zarządzania informacjami, które pozwala zespołom na:

• Organizowanie wszystkich danych w jednym centralnym i bezpiecznym zbiorze dokumentów.
• Usprawnienie obiegu treści, umożliwiając pracownikom łatwą konfigurację i dostęp do wszystkich dokumentów.
• Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów dzięki określonym poziomom dostępu dla pracowników oraz zapisowi logów dziennika, kto i kiedy uzyskał dostęp do informacji.
  

Rozwiązanie ECM pomaga również w konwersji dokumentów papierowych na format cyfrowy, dzięki czemu można je łatwo śledzić, zarządzać nimi i kontrolować.

Na co więc należy zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania ECM?

Jeśli Twoja firma zdecydowała, że potrzebuje rozwiązania do zarządzania treścią, i powierzono Ci znalezienie rozwiązania odpowiedniego dla firmy, oto najważniejsze pytania, które należy zadać przed przystąpieniem do poszukiwania swoich rozwiązań do zarządzania treścią Enterprise Content Management.

1. Czy dane rozwiązanie jest zgodne z celami Twojej firmy?

Wybór rozwiązania do zarządzania treścią jest ważną inwestycją dla firmy. Dlatego powinno ono pomóc Twojej firmie iść naprzód i osiągać swoje generalne cele.

• Czego oczekuje od rozwiązania kierownictwo i reszta firmy?
• Jak wpłynie to rozwiązanie na obecne procesy i przepływy pracy?
  

Analizując konkretne rozwiązanie do zarządzania treścią, należy upewnić się, że jego cechy i funkcje mogą wnieść wartość dodaną do bieżącej działalności.

2. Czy rozwiązania do zarządzania treścią są łatwe w użyciu?

Jak w przypadku każdego innego oprogramowania lub platformy, aby zapewnić jak najlepsze przyjęcie rozwiązania ECM w całej firmie, musi ono być łatwe w użyciu i działać na oczekiwanym poziomie dla poszczególnych użytkowników.

• Czy ten system zarządzania treścią jest łatwy w obsłudze?
• Jakiego szkolenia potrzebują pracownicy, aby móc prawidłowo korzystać z tego ECM?
  

Nawet po minimalnym przeszkoleniu pracownicy powinni być w stanie zwiększyć wydajność i łatwo uzyskiwać dostęp do potrzebnych plików i dokumentów oraz zarządzać nimi.

3. Czy łatwo jest zintegrować nowy system zarządzania treścią z istniejącymi systemami i aplikacjami?

Czasami najbardziej czasochłonną i stresującą częścią danej implementacji jest integracja z istniejącym środowiskiem IT. Właściwe rozwiązanie ECM musi bezproblemowo zintegrować się z istniejącymi systemami i aplikacjami.

• Jak dużo konfiguracji jest wymagane, aby zapewnić współpracę z istniejącymi systemami?
• Ile czasu zespół IT poświęci na bieżące zarządzanie integracją z ECM?
  

Innymi słowy, Twój zespół IT lub rozwoju nie powinien spędzać dużo czasu i zasobów tylko po to, aby nowy system zarządzania treścią działał w ramach obecnej sieci., Najlepszy byłby taki system ECM, który wymaga niewiele programowania lub nie wymaga go wcale, ponieważ powinien zapewnić wystarczającą kompatybilność w szerokim zakresie systemów i aplikacji.

4. Czy nowe rozwiązanie w zakresie zarządzania treścią jest wystarczająco elastyczne, aby umożliwić wprowadzanie zmian w przyszłości?

System ECM powinien móc rozwijać się wraz z rozwojem firmy i rosnącymi potrzebami.

• Czy jest on wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do rosnących wymagań w zakresie organizacji i przepływów pracy?
• Czy jest on w stanie rozrastać się wraz z dodawaniem nowych pracowników w miarę rozwoju firmy? Czy można dodać więcej funkcji i możliwości, aby zaspokoić przyszłe potrzeby?
  

W ten sposób nie opierasz swojej decyzji na bieżącym rozmiarze firmy i potrzebach, a Twój ECM jest przyszłościowy.

5. Czy rozwiązanie do zarządzania treścią jest oparte na chmurze?

Przechowywanie danych w chmurze może przynieść wiele korzyści dla firmy - w tym większą zdolność rozwoju i adaptacji, dostępność i bezpieczeństwo.

• Czy system zarządzania treścią jest gotowy do pracy w chmurze?
• Jak bezpieczne jest to oparte na chmurze rozwiązanie do zarządzania treścią?
  

Warto rozważyć ECM w chmurze, dzięki czemu można łatwo uzyskać dostęp do dokumentów i zarządzać nimi w bezpiecznej chmurze prywatnej lub publicznej. Słowem kluczowym jest tu bezpieczeństwo - dlatego należy sprawdzić środki i protokoły bezpieczeństwa stosowane przez dostawcę.

6. Czy pracownicy mają łatwy dostęp do plików i dokumentów podczas pracy zdalnej?

Ludzie coraz częściej uzyskują dostęp do dokumentów i plików za pośrednictwem laptopów, telefonów i tabletów - a Twój system ECM musi dotrzymać im kroku.

• Czy pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych informacji w dowolnym miejscu i czasie za pośrednictwem różnych urządzeń i platform?
• Czy pracownicy mogą przesyłać i edytować dokumenty z każdego miejsca?
  

Jest to szczególnie ważne dla firm, które zarządzają pracownikami zdalnymi.

7. Czy system zarządzania treścią jest bezpieczny?

Czy dane rozwiązanie ECM jest bezpieczne? Bezpieczeństwo jest stałym problemem dla wielu firm - zwłaszcza jeśli dane są przechowywane na serwerach w chmurze.

Twój ECM musi być w stanie:

• Nadawać indywidualne i grupowe poziomy dostępu i uprawnień
• Regularnie tworzyć automatyczne kopie zapasowe
• Monitorować korzystanie z dokumentów
• Zapewnić pełną widoczność i kontrolę
  

Być może warto zapytać o środki i procedury na wypadek naruszenia danych.

8. Czy dane rozwiązanie ECM spełnia wszystkie wymogi przepisów prawa?

Zgodność z wymogami prawnymi to nieustanny bój dla każdej firmy – a, niestety, przepisy dotyczące danych cyfrowych stają się coraz bardziej złożone.

Dlatego tak ważne jest, aby rozwiązanie ECM było wystarczająco elastyczne, aby dostosować się do wszelkich wymogów dotyczących prowadzenia dokumentacji i bezpieczeństwa.

9. Czy dostawca ECM będzie oferował specjalistyczne szkolenia i wsparcie w trakcie i po wdrożeniu?

Ważne jest, aby wziąć pod uwagę doświadczenie, wiedzę i osiągnięcia dostawcy rozwiązania ECM, tak aby można było z nim współpracować bardziej jak z partnerem niż tylko sprzedawcą produktu.

• Czy sprzedawca lub dostawca specjalizuje się w rozwiązaniach do zarządzania dokumentami/treścią?
• Jak przedstawia się kwestia szkoleń i bieżącego wsparcia?
  

Należy dokładnie przeanalizować obsługę, serwis i wsparcie, które mają być zapewnione przed, w trakcie i po wdrożeniu. Obejmuje to program szkoleniowy dla wszystkich pracowników na wszystkich poziomach umiejętności technicznych.