4 narzędzia niezbędne do zdalnego zarządzania projektami

Dla wielu z nas przebywanie poza biurem oznacza wyjście poza nasze strefy komfortu, ale tak jak to miało miejsce w trakcie naszej ewolucji, musimy się do tego dostosować. Współpraca pomiędzy członkami zespołów w różnych miastach, miasteczkach, a nawet krajach będzie nową normą, ponieważ tradycyjna koncepcja tego, jak, kiedy i gdzie pracujemy, została na zawsze zmieniona.

W czasach kryzysów, takich jak COVID-19, wiele branż stanęło w miejscu, ale jeśli spojrzymy na obszary takie jak media i komunikacja, ich praca prawdopodobnie nigdy nie była tak ważna, gdyż ma na celu informowanie społeczeństwo za pomocą wiarygodnych informacji. Dziennikarze i specjaliści ds. komunikacji otrzymali zadanie tworzenia publikacji i kampanii, pracując zdalnie, i szybko stało się jasne, jak ważna jest technologia i współpraca w celu usprawnienia procesów i uelastycznienia operacji.

Według raportu PMI „Puls Zawodu” ("Pulse of the Profession"), skuteczna komunikacja jest najbardziej kluczowym czynnikiem sukcesu w cyklu zarządzania projektem. PMI podaje, że średnio jeden na pięć projektów kończy się niepowodzeniem z powodu braku komunikacji pomiędzy kierownikiem projektu, członkami zespołu i interesariuszami.

Zespoły i technologia

Kiedy spotkania grupowe w sali konferencyjnej nr 2 w celu przeprowadzenia sesji burzy mózgów lub śledzenia postępów nie są już możliwe, firmy muszą korzystać z narzędzi, które mają do dyspozycji. Potrzeby każdego zespołu są inne, ale obecnie istnieje wiele zasobów dostępnych dla projektów o różnych kształtach i rozmiarach. Poniżej przedstawiamy aplikacje, które mogą usprawnić pracę w środowiskach, w których nie używa się papieru, a te w naturalny sposób dobrze pasują do zdalnego zarządzania projektami, pomagając zwiększyć efektywność, produktywność i mobilność:

• Aplikacje listy rzeczy do zrobienia (To-Do List ) pozwalają łatwo zmieniać kolejność zadań w miarę zmiany priorytetów i przypisywać zadania innym osobom, otrzymując powiadomienia po ich wykonaniu. Dzięki aplikacji listy rzeczy do zrobienia, otrzymujesz również przypomnienia o zbliżających się terminach, a pliki mogą być przesyłane i udostępniane. Jest pełna przejrzystość, co pozwala menedżerom śledzić postępy, podkreślać wąskie gardła i zajmować się problematycznymi obszarami. Dla projektów możliwość zobaczenia raportów postępu w czasie rzeczywistym jest nieoceniona. Popularnymi przykładami tego typu aplikacji są Asana i Trello. 
  
• Aplikacje do skanowania są używane do przekształcania ważnych dokumentów papierowych w pliki cyfrowe. W przeciwieństwie do tradycyjnego sposobu drukowania i wysyłania wrażliwych na czas dokumentów za pośrednictwem poczty, teraz dokumenty mogą być wysyłane do wypełnienia i podpisania pocztą elektroniczną w jednej chwili. To nie tylko poprawia czas realizacji, ale także zwiększa bezpieczeństwo.
  
• Narzędzia do podpisu elektronicznego (e-podpisu) umożliwiają podpisywanie dokumentów bez konieczności ich drukowania. W dzisiejszych czasach możliwe jest podpisanie większości dokumentów cyfrowo. Aby to zrobić, potrzebujesz aplikacji, która pozwala na stworzenie podpisu cyfrowego i zastosowanie go do plików. Pozwala to na zdalne i szybkie podpisywanie umów lub dokumentów prawnych, oszczędzając czas na przesyłaniu pocztą – które może być bardzo czasochłonne w czasach, gdy firmy kurierskie są pod coraz większą presją.
  
• Narzędzia do udostępniania dokumentów są alternatywnym sposobem przesyłania dokumentów cyfrowych za pośrednictwem innej usługi opartej na chmurze i są szczególnie przydatne w przypadku plików zbyt dużych, aby wysłać je pocztą elektroniczną. Możliwość szybkiego dzielenia się z innymi członkami zespołu jest niezbędna, gdy pracujesz nad ważnym projektem zdalnie. Dropbox i Google Drive to dwa najlepsze przykłady takiej platformy. 
  

Poza wymienionymi powyżej platformami, dysponujemy również istotnymi narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Zoom i Skype, które pozwalają nam na regularny wirtualny kontakt twarzą w twarz z członkami zespołu. Zostało to uznane za kluczowy element pracy zdalnej, pozwalający na utrzymanie kontaktów międzyludzkich i więzi w zespole. Czaty grupowe za pośrednictwem Microsoft Teams umożliwiają nam rozwiązywanie wątpliwości w ciągu kilku sekund, a także dostarczanie regularnych aktualizacji odpowiednim osobom i stronom. W przypadku projektów zdalnych te narzędzia komunikacyjne mogą, mówiąc wprost, decydować o sukcesie lub porażce.

Wspólna praca

Nie ma wątpliwości co do tego, że sukces projektów zdalnych i pracy zdalnej jako całości będzie w dużej mierze zależał od komunikacji. W erze cyfrowej firmy stoją przed wyzwaniem wykorzystania nowych technologii i zbliżenia pracowników do siebie przy jednoczesnym pokonaniu fizycznych odległości. Pozwoli to oddzielić firmy, które dokonały przełomu, od tych, które ostatecznie pozostaną w tyle.

Firmy, które opracują holistyczne i zrównoważone podejście do pracy zdalnej, przetrwają próbę czasu. W dzisiejszych czasach, w których opór wobec zmian i nowych sposobów pracy jest nadal poważnym problemem, ci, którzy tworzą kulturę pracowników pracujących w zgodzie z technologią, osiągną największe zyski.